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Schola ULB recherche son Office Manager (f/h/x) / CDI – temps plein
Votre mission : agir pour la réussite scolaire de 3100 jeunes !

Schola ULB développe un programme de tutorat ambitieux qui redonne le goût d’apprendre à des centaines d’élèves en difficulté en primaire et en secondaire. Première action de soutien scolaire gratuit en Région de Bruxelles-Capitale, l’asbl accompagne actuellement 2650 élèves. Elle mobilise 450 volontaires, étudiants d’universités et hautes écoles, et 120 établissements scolaires partenaires.

Objectif 2023 : 3100 jeunes accompagnés au sein de 150 établissements !

Pour réussir ce challenge en faveur de l’égalité des chances et répondre aux besoins croissants de lutte contre le décrochage scolaire, Schola ULB recherche son Office Manager(f/h/x).

Vous recherchez un job qui a du sens ? Vous partagez les valeurs humanistes de Schola ULB ? Vous souhaitez vous engager au sein d’une équipe de 9 salariés ETP et aux côtés de quelques centaines d’étudiants, tuteurs et les écoles partenaires ?

Parlons-en…

VOTRE RÔLE :

→ Accueil et réception :

• Accueil des visiteurs
• Gestion de la téléphonie, du courrier postal et électronique
• Gestion des commandes de catering

→ Office management :

• Réservation des salles de réunion
• Gestion des fournisseurs (photocopieuse, téléphonie, fournitures de bureau et scolaires…)

→ Comptabilité, en soutien au Managing Director et avec le cabinet comptable :

• Préparation des déclarations de créance, des volets financiers des justificatifs de subsides et suivi des paiements
• Préparation, gestion des notes de frais des étudiants tuteurs (500 notes de frais par mois) et du personnel
• Encodage comptable
• Préparation des paiements

→ Payroll :

• Gestion de la plateforme RH : encodage des contrats, suivi des absences, tenue des timesheets, etc.
• Tenue des dossiers du personnel et contacts avec le secrétariat social
• Gestion des avantages (tickets restaurants, mobilité, assurances, etc.)
• Aide administrative et organisationnelle dans le processus de recrutement

→ Secrétariat :

• Edition de statistiques sur excel (éléments pour les rapports d’activité)
• Archivage, classement, prise de note
• Préparation et rédaction de documents divers
• Aide à l’organisation d’événements

→ IT, avec le service informatique de l’ULB :

• Gestion du matériel IT de l’entreprise
• Contacts avec les informaticiens

 

PROFIL ET COMPÉTENCES :

• Titulaire d’un graduat ou bachelier en secrétariat, comptabilité ou expérience probante de 3 ans minimum dans une fonction similaire
• Maitrise parfaite des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Bonne appréhension des bases de données, la connaissance d’Efficy est un atout
• Notions de comptabilité, la connaissance de Winbooks est un atout
• Capacités rédactionnelles et excellente orthographe
• Gestion des priorités
• Ordre et organisation
• Accueil, sourire et enthousiasme
• Polyvalence et autonomie
• Bon contact avec les jeunes
• Résistance au stress

 

NOUS VOUS OFFRONS :

→ Une mission porteuse de sens
→ Un CDI
→ Temps plein – 38h/semaine – du lundi au vendredi
→ Un projet sociétal en pleine croissance et reconnu dans le secteur de l’éducation
→ Une équipe dynamique, réunie autour de valeurs d’engagement et guidée par une exigence de qualité
→ Des tâches variées et stimulantes au contact des acteurs de terrain
→ Un ancrage dans l’environnement ULB
→ Un package compétitif (incluant chèques repas, assurance hospitalisation et 10 jours de congés extra-légaux)

 

PROCÉDURE DE RECRUTEMENT :

• Réception des candidatures (lettre de motivation + CV en français) jusqu’au  9 janvier 2022 inclus, adressées à Monsieur Ahmed Medhoune, Président, par mail uniquement : recrutement@schola-ulb.be – objet « Office manager » (pas de prise en compte des candidatures incomplètes)
• Test écrit le 19 ou 21 janvier 2022 – 2 heures par internet
• Entretiens seconde moitié de janvier (modalités à définir en fonction des règles sanitaires)
• Engagement dans les meilleurs délais