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OFFRE CLÔTURÉE - Offre d'emploi : Office Manager / CDI - Temps plein
2021-12-20 10:00:38
Schola ULB recherche son Office Manager (f/h/x) / CDI – temps plein
Votre mission : agir pour la réussite scolaire de 3100 jeunes !
Schola ULB développe un programme de tutorat ambitieux qui redonne le goût d’apprendre à des centaines d’élèves en difficulté en primaire et en secondaire. Première action de soutien scolaire gratuit en Région de Bruxelles-Capitale, l’asbl accompagne actuellement 2650 élèves. Elle mobilise 450 volontaires, étudiants d’universités et hautes écoles, et 120 établissements scolaires partenaires.
Objectif 2023 : 3100 jeunes accompagnés au sein de 150 établissements !
Pour réussir ce challenge en faveur de l’égalité des chances et répondre aux besoins croissants de lutte contre le décrochage scolaire, Schola ULB recherche son Office Manager(f/h/x).
Vous recherchez un job qui a du sens ? Vous partagez les valeurs humanistes de Schola ULB ? Vous souhaitez vous engager au sein d’une équipe de 9 salariés ETP et aux côtés de quelques centaines d’étudiants, tuteurs et les écoles partenaires ?
Parlons-en…
VOTRE RÔLE :
→ Accueil et réception :
- Accueil des visiteurs
- Gestion de la téléphonie, du courrier postal et électronique
- Gestion des commandes de catering
→ Office management :
- Réservation des salles de réunion
- Gestion des fournisseurs (photocopieuse, téléphonie, fournitures de bureau et scolaires…)
→ Comptabilité, en soutien au Managing Director et avec le cabinet comptable :
- Préparation des déclarations de créance, des volets financiers des justificatifs de subsides et suivi des paiements
- Préparation, gestion des notes de frais des étudiants tuteurs (500 notes de frais par mois) et du personnel
- Encodage comptable
- Préparation des paiements
→ Payroll :
- Gestion de la plateforme RH : encodage des contrats, suivi des absences, tenue des timesheets, etc.
- Tenue des dossiers du personnel et contacts avec le secrétariat social
- Gestion des avantages (tickets restaurants, mobilité, assurances, etc.)
- Aide administrative et organisationnelle dans le processus de recrutement
→ Secrétariat :
- Edition de statistiques sur excel (éléments pour les rapports d’activité)
- Archivage, classement, prise de note
- Préparation et rédaction de documents divers
- Aide à l’organisation d’événements
→ IT, avec le service informatique de l’ULB :
- Gestion du matériel IT de l’entreprise
- Contacts avec les informaticiens
PROFIL ET COMPÉTENCES :
- Titulaire d’un graduat ou bachelier en secrétariat, comptabilité ou expérience probante de 3 ans minimum dans une fonction similaire
- Maitrise parfaite des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Bonne appréhension des bases de données, la connaissance d’Efficy est un atout
- Notions de comptabilité, la connaissance de Winbooks est un atout
- Capacités rédactionnelles et excellente orthographe
- Gestion des priorités
- Ordre et organisation
- Accueil, sourire et enthousiasme
- Polyvalence et autonomie
- Bon contact avec les jeunes
- Résistance au stress
NOUS VOUS OFFRONS :
→ Une mission porteuse de sens
→ Un CDI
→ Temps plein – 38h/semaine – du lundi au vendredi
→ Un projet sociétal en pleine croissance et reconnu dans le secteur de l’éducation
→ Une équipe dynamique, réunie autour de valeurs d’engagement et guidée par une exigence de qualité
→ Des tâches variées et stimulantes au contact des acteurs de terrain
→ Un ancrage dans l’environnement ULB
→ Un package compétitif (incluant chèques repas, assurance hospitalisation et 10 jours de congés extra-légaux)
PROCÉDURE DE RECRUTEMENT :
- Réception des candidatures (lettre de motivation + CV en français) jusqu’au 9 janvier 2022 inclus, adressées à Monsieur Ahmed Medhoune, Président, par mail uniquement : recrutement@schola-ulb.be – objet « Office manager » (pas de prise en compte des candidatures incomplètes)
- Test écrit le 19 ou 21 janvier 2022 – 2 heures par internet
- Entretiens seconde moitié de janvier (modalités à définir en fonction des règles sanitaires)
- Engagement dans les meilleurs délais