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Offre d'emploi : Office Manager / CDI - Temps plein

2021-09-13 10:00:38
Offre

Schola ULB recherche son.sa futur.e OFFICE MANAGER (f/h/x) / CDI – temps plein

VOTRE MISSION : AGIR POUR LA RÉUSSITE SCOLAIRE DE 3100 JEUNES :

Schola ULB développe un programme de tutorat ambitieux qui redonne le goût d’apprendre à des centaines d’élèves en difficulté en primaire et en secondaire. Première action de soutien scolaire gratuit en Région de Bruxelles-Capitale, l’asbl accompagne actuellement 2650 élèves. Elle mobilise 450 volontaires, étudiants d’universités et hautes écoles, et 120 établissements scolaires partenaires.

Objectif 2023 : 3100 jeunes accompagnés au sein de 150 établissements !

Pour réussir ce challenge en faveur de l’égalité des chances et répondre aux besoins croissants de lutte contre le décrochage scolaire, Schola ULB recherche son Office Manager(f/h/x).

Vous recherchez un job qui a du sens ? Vous partagez les valeurs humanistes de Schola ULB ? Vous souhaitez vous engager au sein d’une équipe de 9 salariés ETP et aux côtés de quelques centaines d’étudiants, tuteurs et les écoles partenaires ?

Parlons-en…

 

VOTRE RÔLE :

→ Accueil et réception :

  • Accueil des visiteurs
  • Gestion de la téléphonie, du courrier postal et électronique
  • Gestion des commandes de catering

→ Office management :

  • Réservation des salles de réunion
  • Gestion des fournisseurs (photocopieuse, téléphonie, fournitures de bureau et scolaires…)

→ Comptabilité, en soutien au Managing Director et avec le cabinet comptable :

  • Préparation des déclarations de créance, des volets financiers des justificatifs de subsides et suivi des paiements
  • Préparation, gestion des notes de frais des étudiants tuteurs (500 notes de frais par mois) et du personnel
  • Encodage comptable
  • Préparation des paiements

→ Payroll :

  • Gestion de la plateforme RH : encodage des contrats, suivi des absences, tenue des timesheets, etc.
  • Tenue des dossiers du personnel et contacts avec le secrétariat social
  • Gestion des avantages (tickets restaurants, mobilité, assurances, etc.)
  • Aide administrative et organisationnelle dans le processus de recrutement

→ Secrétariat :

  • Edition de statistiques sur excel (éléments pour les rapports d’activité)
  • Archivage, classement, prise de note
  • Préparation et rédaction de documents divers
  • Aide à l’organisation d’événements

→ IT, avec le service informatique de l’ULB :

  • Gestion du matériel IT de l’entreprise
  • Contacts avec les informaticiens

 

PROFIL ET COMPÉTENCES :

  • Titulaire d’un graduat ou bachelier en secrétariat, comptabilité
  • Expérience probante de 3 ans minimum dans une fonction similaire
  • Maitrise parfaite des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
  • Bonne appréhension des bases de données, la connaissance d’Efficy est un atout
  • Notions de comptabilité, la connaissance de Winbooks est un atout
  • Capacités rédactionnelles et excellente orthographe
  • Gestion des priorités
  • Ordre et organisation
  • Accueil, sourire et enthousiasme
  • Polyvalence et autonomie
  • Bon contact avec les jeunes
  • Résistance au stress

 

NOUS VOUS OFFRONS :

→ Une mission porteuse de sens
→ Un CDI
→ Temps plein – 38h/semaine – du lundi au vendredi
→ Un projet sociétal en pleine croissance et reconnu dans le secteur de l’éducation
→ Une équipe dynamique, réunie autour de valeurs d’engagement et guidée par une exigence de qualité
→ Des tâches variées et stimulantes au contact des acteurs de terrain
→ Un ancrage dans l’environnement ULB
→ Un package compétitif (incluant chèques repas, assurance hospitalisation et 10 jours de congés extra-légaux)

 

PROCÉDURE DE RECRUTEMENT :

  • Réception des candidatures (lettre de motivation + CV en français) jusqu’au 15 octobre 2021 inclus, adressées à Monsieur Ahmed Medhoune, Président, par mail uniquement : recrutement@schola-ulb.be – objet « Office manager » (pas de prise en compte des candidatures incomplètes)
  • Test écrit le 21 ou 22 octobre – 2 heures par internet
  • Entretiens fin octobre (modalités à définir en fonction des règles sanitaires)
  • Engagement dans les meilleurs délais

 

En savoir plus sur nos activités : www.schola-ulb.be